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Los ladrones de tiempo
por WebMaster
Traducción de Teresa
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Autor Tom Coelho
[email protected]
"El tiempo perdido no se encuentra nunca más."
(Benjamin Franklin)
En el mundo corporativo hay una legión de ladrones de tiempo, los llamados desperdiciadores. Ellos proceden de callada, reduciendo tu eficacia, comprometiendo tus metas, causándote incluso estrés. Mira a continuación los principales factores mapeados, y si están presentes en tu vida.
1. Interrupciones. Indican que tú tienes valor, amigos, o que estás en posesión de informaciones de interés para otros. Las interrupciones se producen por teléfono, por correos electrónicos, o te visitan personalmente. Para reducirlas:
. aprende a decir NO y sé firme;
. atiende a las personas de pie;
. mantén cerrada la puerta del despacho;
. continúa escribiendo mientras atiendes a alguien;
. filtra llamadas de teléfono y correos;
. evita ser receptivo a visitantes inesperados;
. retira o desplaza asientos en el despacho dificultando la acomodación de terceros;
. utiliza las palabras mágicas: discúlpame, por favor y por cortesía.
2. Comunicación deficiente. Ocurre cuando responsabilidades y autoridad no están definidas con claridad en la empresa o cuando hay subordinados en exceso. La posología consiste en:
. define con clareza metas y objetivos;
. determina responsabilidades y atribuciones;
. utiliza lenguaje sencillo, conciso y sin ambigüedades;
. si hay duda, pregunta: trata de hacerlo bien a la primera;
. proporciona informaciones seguras para permitir una toma de decisiones consistente y una acción inmediata;
. recuerda que la regla de oro se llama delegar.
3. Reuniones. Muchas son innecesarias y marcadas sin criterio. Duran mucho tiempo, se tornan evasivas y no originan resultados. Para hacer que sean productivas:
. programa las reuniones con antelación;
. convoca únicamente a las personas directamente implicadas en el tema;
. define la pauta y ponla en conocimiento de todos por anticipado;
. determina la hora de comienzo y término;
. mantén la pauta y busca la objetividad;
. no permitas interrupciones externas y mantén los teléfonos móviles desconectados;
. promueve debates, extrae conclusiones, toma decisiones y determina cómo proceder;
. levanta acta o memorándum como resumen de la reunión, que incluya la firma de los participantes;
. haz reuniones cortas, de pie.
4. Teléfono. Imprescindible en la vida moderna, se constituye en el mayor villano de las interrupciones y, por consiguiente, en una de las fuentes más significativas de pérdida de tiempo. Algunas claves:
. cuando sea posible, reserva horas para hacer y recibir llamadas;
. relaciona por orden de prioridad las llamadas que deban hacerse;
. prepárate para cada una de las llamadas poniendo informaciones previamente a mano;
. identifícate al comienzo de la llamada - nadie está obligado a reconocer tu voz;
. deja mensajes claros y concisos;
. concéntrate en escuchar a la persona con la que estás hablando, evitando desviar la atención;
. nunca prometas dar retorno a una llamada si no estás preparado para ello o no deseas hacerlo;
. nada de disculpas ni mentiras: usa de honradez diciendo que no puedes atender en aquel momento;
. pon fin a tus conversaciones con cortesía, aunque con objetividad.
5. Teléfono móvil. En la misma proporción en que agiliza las comunicaciones, también actúa como agente de interrupciones, invadiendo incluso tu privacidad. Sugerencias para optimizar su uso:
. desconecta el aparato cuando estés en reunión o realizando tarea que exija concentración;
. mantenlo en modo vibración para atender a urgencias;
. utiliza el identificador de llamadas para seleccionar las que merecen ser atendidas;
. recoge mensajes en el buzón dos veces al día y da retorno a las llamadas en horas predeterminadas;
. graba un mensaje personalizado en el buzón de voz;
. considera la posibilidad de habilitar un segundo aparato, sólo para emergencias, pero divulga el número selectivamente;
. evita atenderlo cuando estés en casa.
6. Correo electrónico. Sustituye al teléfono con objetividad. Sin embargo, utilizado sin criterio se convierte en fuente de interrupciones, malentendidos e incluso contiendas judiciales. Formas de administrarlo:
. instala un servicio anti-spam;
. baja tus mensajes como máximo cuatro veces al día en horas pre-definidas;
. contesta de inmediato los mensajes recibidos y determina un tiempo para hacerlo;
. utiliza el 'Asunto' para clasificar los mensajes;
. organiza carpetas diversas para su archivo;
. ten una firma electrónica;
. utiliza un corrector ortográfico.
7. Internet e intranet. Son instrumentos importantes para acelerar la comunicación y buscar informaciones. Pero vale recordar que, a veces, puede ser más eficiente caminar hasta el puesto de trabajo de tu compañero. Además:
. evalúa de manera criteriosa el uso de intranet y de comunicadores como Skype;
. lo mismo que con el teléfono y el correo electrónico, sé selectivo y coherente en el envío y recepción de mensajes;
. atención a los sitios navegados, en virtud del riesgo de virus y troyanos (programas espías);
. solicita soporte al responsable de mantenimiento de la red en caso de notar alguna irregularidad;
. sé selectivo al suscribirte a boletines electrónicos y no autorices la divulgación de datos tuyos o de tu empresa.
De seguro habrá otros factores de despilfarro de tiempo que podríamos relacionar. Pero atendiendo a estos siete aspectos, ciertamente tu productividad personal aumentará.
Permanece siempre atento a la posibilidad de que ocurran imprevistos. Éstos son imponderables, por ello deja espacio en tu agenda para contratiempos. Planifica tu día y tu vida teniendo en mente: "y si..."
* Tom Coelho es educador, conferenciante en gestión de personas y negocios, escritor con artículos publicados en 17 países y autor de nueve libros. E-mail:
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